Las comunidades de propietarios, como ya es sabido, deben adaptarse a la Ley de Protección de Datos como cualquier otra entidad que posea un fichero o base de datos de terceras personas. Cuando la comunidad opta por la contratación de un administrador, es éste el responsable de custodiar todos los documentos y, por tanto, se encargará del tratamiento de los mismos para garantizar el cumplimiento de las normas establecidas en la LPD. Pero, ¿hasta dónde llega la privacidad de datos en una comunidad? ¿Puede un vecino pedir datos de otro al administrador?
Según la propia Agencia Española de Protección de Datos, “la comunicación a los diferentes propietarios, 
por parte de los Órganos de Gobierno de la comunidad, de datos personales contenidos en la documentación que obra en poder de la comunidad, implicará una cesión de datos de carácter personal” y éstos, “sólo podrán ser comunicados a un tercero para el cumplimiento de fines directamente relacionados con las funciones legítimas del cedente y del cesionario con el previo consentimiento del interesado“, salvo cuando dicha cesión esté autorizada por Ley (por ejemplo, cuando se refleja en el Acta de la Junta el listado de los vecinos morosos privados de voto).
“Por consiguiente, la comunicación de datos deberá limitarse a aquellos datos que en cada caso resultan adecuados, pertinentes y no excesivos para el cumplimiento de la finalidad que legitima el acceso a los mismos, que en el presente supuesto viene referido al control del buen gobierno de la comunidad de propietarios”. Además, no podrán ser utilizados con un propósito diferente de aquel para el cual fueron recopilados y tratados.
Los datos de carácter personal que, si bien están incluidos en los ficheros y documentos de la comunidad, no deben ser facilitados a terceros. La Ley no permite un acceso generalizado a toda la documentación obrante en los archivos de la comunidad que puedan contener datos personales, sino solamente a aquellos datos que sean estrictamente necesarios. Es decir, que los datos personales que se recopilan en las comunidades no son de dominio público, ni siquiera para el resto de propietarios. Nos referimos a datos como el domicilio o el teléfono, que sólo podrán ser usados por el Órgano de Gobierno de la comunidad para ponerse en contacto con el vecino en cuestión, mandarle convocatorias, actas o notificaciones cuando fuere necesario. Cualquier cesión de estos datos para un uso distinto, podrá interpretarse como una violación de la Ley de Protección de Datos.