Cómo llevar las cuentas de una comunidad de vecinos

Una de las funciones del secretario/administrador de una comunidad de propietarios es la elaboración de actas, certificados y cualquier otro documento relativo a la misma, además de ser la persona encargada de llevar las cuentas y velar por el buen funcionamiento de la actividad económica de la misma. Para ello es imprescindible el Libro de Cuentas.

LibroEn este libro se deben anotar todos los ingresos y gastos de la comunidad, tales como el abono de las cuotas o derramas, el pago de los suministros energéticos, servicios de mantenimiento, impuestos, empleados, etc. Debe realizarse de manera minuciosa y detallada, lo que puede llegar a resultar bastante pesado y, en ocasiones, algo complejo, sobre todo si no se tienen conocimientos contables.

Ya son pocas las comunidades que conservan el modo de gestión tradicional apoyada principalmente en movimientos de efectivo con una caja custodiada por el presidente que era quien se encargada de cobrar las cuotas puerta por puerta y pagar a los proveedores en mano.

Hoy en día, las entidades financieras han facilitado esta tarea. Por medio de la banca online se puede acceder al estado de cuentas de una comunidad y comprobar su saldo o realizar las operaciones que se requieran, ya sean pagos de recibos o cobros de cuotas vecinales, además de poder obtener un extracto de los movimientos bancarios del último año. Todo esto ha posibilitado una mejora en la gestión de las comunidades pero no debe olvidarse que para llevar un buen control de la contabilidad es preciso llevar al día el Libro de Cuentas, que no tiene por qué coincidir con los movimientos bancarios.

Veamos un ejemplo

Una empresa multiservicios ha realizado durante un mes diversos trabajos en una comunidad; cambio de bombillas, reparación de la cerradura del portal y colocación de varias tejas que se habían movido, cada trabajo con su factura correspondiente. Para simplificar el pago se emitió un único recibo a final de mes que se cargó en la cuenta de la comunidad. Un solo apunte contable en la cuenta del banco pero no así en el Libro de Cuentas de la comunidad, donde habrá que reflejar lo siguiente:

  • Cambio de bombillas: XXX €
  • Reparación de cerradura del portal: XXX €
  • Colocación de tejas sueltas: XXX €

Así pues, para ofrecer claridad en la gestión económica de una comunidad de vecinos es imprescindible llevar al día el Libro de Cuentas.

17 thoughts on “Cómo llevar las cuentas de una comunidad de vecinos

  1. Hola. Puede el administrador cargar gastos a la comunidad justificandolos únicamente con un ticket de compra en el que no se hace referencia al nif de la comunidad? Gracias

    • Hola JB,
      En teoría no. Al igual que en cualquier empresa, para justificar un gasto es preciso que se adjunte la correspondiente factura, más aún cuando el gasto parte del administrador, que es una persona ajena a la comunidad y, por tanto, debe tratar estos temas con especial cuidado para no levantar suspicacias.
      Esperamos haber resuelto tu duda.
      Un saludo.

      • Hola y gracias por la rápida respuesta. Es un gasto de compra de mobiliario para la vivienda de la portería,. Cuando dices en teoría qué quieres decir? Hay casos en que si está admitido? Es un gasto que se produjo en mayo de 2011 por un importe de 133€.
        Muchas gracias

        • Hola JB,
          Las comunidades no realizan la contabilidad con el mismo rigor que una empresa y, aunque lo normal sería que se presentase una factura, es bastante corriente que también se usen simples tíquets de compra para algunos gastos menores. Eso sí, esa práctica es habitual cuando la comunidad se gestiona por los propios vecinos, ya que un administrador que se precie pedirá factura de todos los gastos. En cualquier caso, los gastos deben estar aprobados por la Junta de Propietarios, ya figure con factura o con tíquet.
          Esperamos haber resuelto tu duda.
          Un saludo.

  2. Hola.
    Tengo una vecina que quiere llevar la contabilidad del edificio y dice que por ley el llevar la contabilidad le exime de pagar las cuotas de comunidad? Es eso cierto?

    • Hola Jess,
      No es obligatorio tener un libro de cuentas, pero es muy recomendable. Hay que tener un registro contable de los gastos e ingresos de la comunidad. A veces con el extracto bancario es suficiente, pero es mejor llevar un libro de cuentas.
      Un saludo.

  3. Estimado Comunadis: A final de año, la tabla del desglose de gastos… ¿Dónde ha de constar? En el libro de cuentas, en el de Juntas, o en ambos. Muchas gracias por aportar esta herramienta tan útil. Salu2 pa to2

    • Hola Héctor,
      Obviamente en el libro de cuentas debería reflejarse, pero nosotros abogamos porque, además, se refleje siempre en el Libro de Actas, ya que es en éste donde se reflejan los acuerdos. La aprobación de cuentas tendría que ser un aspecto que quedase muy claro y no hay mejor manera que reflejarlo en el Libro de Actas, pese a que no existe una obligación expresa en la Ley de Propiedad actual.
      Un saludo.

  4. soy propietaria de cuatro pisos y un local de una finca bastante antigua.Uno de los pisos de los que no soy propietaria pertenecia a BBVA, que lo ha vendido en diciembre a DIVARIAN…el otro es de un particular.
    Hasta hace un año no existia comunidad de propietarios..la tuvimos que formar para vender parte del local de la planta baja haciendo una segregación…o sea que soy propietaria de 4 pisos y un local de 160 m2
    El particular exige las reuniones pertinentes..pero yo considero que como la inmobiliaria ya me dijo de palabra que se haria cargo de los gastos que surgiesen, ya que hay que actualizar algunas cosa. Es un poco teatral hacer reuniones formales y lo lógico seria decidir entre los dos , llevando un libro de contabilidad muy simple, pues sólo ha de pagar anualmente la parte correspondiente del seguro del inmueble y la fracción del recibo de la luz de la escalera, ya que no hay ascensor y la limpieza se hace por común acuerdo. Crear cuotas mensuales sería muy gravoso para mí pues tendria que pagar 5 de las 7 cuotas , teniendo en cuenta que un piso paga un alquiler ridículamente antiguo y otro está inhabitable..es fácil ver la situación.
    El documento de constitución de la comunidad tiene NIF…caso de tener que pagar un factura ,¿ debe ir a nombre de la comunidad? Y si es así debo presentarla a los otros dos propietarios y extenderles los correspondientes comprobantes?
    Es una situación que imagino poco común, pero quisiera que además de hacer las cosas de acuerdo a la ley, pudieran hacerse de forma sencilla.
    Gracias por su atención
    Raquel Aguilar

    • Hola Raquel,
      La Junta Ordinaria anual es obligatoria, al igual que hay que rendir cuentas de todos los gastos e ingresos. El pago de las cuotas ordinarias para cubrir los gastos de la comunidad también es obligatorio. Los gastos que se originen de la comunidad, obviamente, tiene que facturarse a nombre de la comunidad y con su CIF correspondiente.
      Un saludo.

  5. ¿Puede usarse el dinero puesto mediante una derrama, para un fin concreto, destinando lo a otros gastos de la comunidad que ni son urgentes?

    • Hola Mendy,
      Una derrama tiene una finalidad, pero el dinero entra en la misma cuenta que las cuotas ordinarias y, por tanto, no se puede discriminar. Pero habría que analizar la situación económica para ver lo que está sucediendo.
      Un saludo.

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