El cuaderno de bitácora de las comunidades

Los acuerdos que se toman en las Juntas de Propietarios deben ir reflejados en el Libro de Actas, diligenciado para tal efecto por el Registrador de la Propiedad correspondiente. Podría decirse que es una especie de diario de a bordo de lo que acontece en la comunidad. El Secretario/Administrador es la persona encargada de custodiarlo y conservarlo. Las Actas deberán ser redactadas con objetividad, fidelidad y rigor ya que serán tenidas en cuenta en caso de reclamaciones, revisiones, acuerdos, etc. Junto con los Estatutos y Reglamentos Internos conforma el conjunto de documentos más importantes de toda comunidad.

Dada la relevancia que tiene el Libro de Actas, éste debe contener una serie de elementos imprescindibles para su correcta redacción y validez:

• Fecha y lugar de celebración de la Junta, así como si es en primera o segunda convocatoria.
• Nombre de la persona o personas que realizan la convocatoria.
• Ha de reflejarse si la Junta es de carácter Ordinaria o Extraordinaria.
• Relación de los asistentes a la Junta, ya sean en persona o en representación, en cuyo caso habrá que aportar el documento que así lo demuestre.
• Se debe indicar los propietarios que carecen de voto por no encontrarse al corriente de pago de sus obligaciones con la comunidad, ya sean por cuotas ordinarias o por derramas.
• El orden del día de la Junta.
• Redacción de lo debatido en cada punto del orden del día.
• En caso de realizar votaciones, éstas deben ser reflejadas debidamente, tanto en el número de votos como en los coeficientes de propiedad, diferenciando los votos a favor, en contra y/o abstenciones.

Una vez tratados todos los puntos del orden del día, el Acta debe ir firmada por el Presidente y por el Secretario/Administrador. Cualquier propietario tiene derecho a tener una copia del mismo por lo que es recomendable que se les facilite un ejemplar a cada vecino tal y como se establece en la Ley de Propiedad Horizontal.

Los acuerdos que se tomen en la Junta y que estén reflejados en el Libro de Actas entran en vigor desde el mismo día en el que se cierra el Acta, salvo excepciones contempladas en la legislación. No obstante, los propietarios pueden recurrir los acuerdos tomados si consideran que vulneran sus derechos o que provocan un perjuicio para la comunidad. Además, el Acta debe ser ratificada en la siguiente Junta, en la que se procederá a su lectura y aprobación.